RvD Utrecht 080413 medisch adviseur verantwoordelijk voor medisch archief, niet advocaat of maatschap

RvD Utrecht 080413 klachten MA tegen advocaat en maatschap mbt betaling declaraties; niet tijdig gedeclareerd; ongegrond
- medisch adviseur verantwoordelijk voor medisch archief, niet advocaat of maatschap

2 FEITEN

2.1 Voor de beoordeling van de klacht wordt, gelet op de stukken en hetgeen ter zitting is verklaard, van de volgende vaststaande feiten uitgegaan.

2.2 Eind 1999 zijn door [een rechtsbijstandverzekeraar] ongeveer 300 dossiers aan de maatschap uitbesteed. Deze zaken betroffen vnl. ongevallen, medische fouten en een enkele overlijdensschade. [De verzekeraar] heeft blijkens een notitie van mr. [O], de voorganger van medewerkster [Z], de voor de behandeling van die zaken overeengekomen vergoeding ineens en bij vooruitbetaling voldaan.

2.3 Bij brief d.d. 18 april 2000 heeft verweerder aan klaagster bevestigd dat klaagster in letselschadezaken als medisch adviseur voor het kantoor zou optreden. Zij zou fl 250,00 per uur ex btw aan het kantoor declareren. In haar declaraties zou zij zichtbaar maken hoeveel tijd zij in welk dossier had besteed. Daarnaast zou zij een reiskostenvergoeding ontvangen voor de reisafstand tussen haar woonplaats [A] en het kantoor.

2.4 Blijkens voornoemde notitie van [O] zou later door lid van de maatschap [H] met [de verzekeraar] een afzonderlijke afspraak zijn gemaakt voor aanvullende vergoeding van de kosten voor het inwinnen van medisch advies. Of die afspraak daadwerkelijk tot stand is gekomen is de raad niet bekend.

2.5 Naast enkele leden van de maatschap hebben in de loop der jaren ook medewerkers van kantoor zaken in behandeling gehad waarin zij advies van klaagster hebben ingewonnen. De betreffende leden van de maatschap zijn: verweerder, [H] en – in één zaak in 2000 –  [L]. De behandelend medewerkers waren volgens een door klaagster overgelegd overzicht:  [Z], [R, Q en T].

2.6 Bij brieven van 12 en 13 juni 2009 heeft klaagster zich tot respectievelijk [H] en verweerder gewend nadat zij – vermoedelijk van [Z] - had gehoord dat de maatschap per 1 juni 2009 op zou houden te bestaan. Na gerefereerd te hebben aan de omstandigheid dat zij al enige tijd niet meer op kantoor kwam maar dat alles schriftelijk, telefonisch en per computer ging, hetgeen in had gehouden dat het persoonlijk contact met veel mensen van kantoor sterk verminderd was, liet zij weten graag een eindafrekening op te willen stellen alsmede te willen bespreken wat er met het onder haar berustende medisch archief diende te gebeuren, ‘zoals zij al vaker aangegeven had’. In haar brief aan verweerder legde zij aan het slot nog de eventuele voortzetting van hun zakelijke relatie voor.

Bij e-mails van 6 en 15 juni 2009 heeft klaagster aan de administratief medewerkster van het toenmalige kantoor met c.c. aan verweerder, [H] en [Z] een aantal declaraties gezonden gedateerd 28 mei 2009. De perioden van advies stonden links bovenaan de declaraties vermeld; zij besloegen behandelperiodes in de betreffende zaak van meerdere jaren, te weten vanaf 8 en 24 juli 2002, vanaf 1 april 2003, vanaf 10 augustus 2004, vanaf 16 september 2004, vanaf 20, 25 en 29 januari 2005, vanaf 27 januari 2006 en vanaf 20 april 2007, alle tot en met 28 mei 2009.

2.7 Bij brief d.d. 24 juni 2009 heeft verweerder namens de maatschap geantwoord dat, nu hij al geruime tijd – er is in de stukken sprake van meerdere jaren (rvd.) - geen contact meer met haar had gehad, deze declaraties hem als volstrekt onbekend en volstrekt onvoldoende gespecificeerd voor komen en dat de maatschap zich af vraagt of hier wel opdrachtbevestigingen aan ten grondslag hebben gelegen dan wel de vorderingen niet als verjaard moeten worden beschouwd. Verweerder heeft de brief afgesloten met het standpunt dat de maatschap niet gehouden is tot enige betaling in deze.

2.8 Bij brief d.d. 9 juli 2009 heeft klaagster verweerder er nogmaals op aangesproken dat haar zakelijke relatie met de maatschap nog afgewikkeld diende te worden. Zij wijst er in die brief op dat zij de door haar in rekening gebrachte medische adviezen wel degelijk in opdracht van de maatschap heeft gegeven, de laatste nieuwe opdracht dateerde van 27 februari 2009.

2.9 Bij brieven van 1 augustus 2009 heeft zij verweerder en [H] gesommeerd tot betaling van nog openstaande nota’s tot een totaal van € 58.451,88. Bij brief d.d. 26 augustus 2009 heeft verweerder namens de maatschap geantwoord dat het standpunt van 24 juni 2009 wordt gehandhaafd.

2.10 Bij brief d.d. 13 november 2009 met bijlage heeft klaagster de interventie van de deken ingeroepen. De toenmalige deken heeft ‘de zaak’ gedelegeerd aan toenmalig lid van de raad van toezicht mr. [Y]. Deze heeft bij brief van 10 december 2009, waarin hij klaagsters brief aanmerkt als een verzoek om bemiddeling, aan verweerder om een reactie gevraagd. Verweerder heeft daarop geantwoord bij brief d.d. 26 januari 2010. In de kern komt die brief erop neer dat hij erkent dat het zorgvuldiger was geweest dat klaagster omtrent de beëindiging van de maatschap meer officieel op de hoogte was gesteld, alsmede dat in het verleden wel een vorm van samenwerking heeft bestaan maar dat de brief van 18 april 2000 op het moment van schrijven van zijn brief van 24 juni 2009 – 9 ½ jaar later - hem niet meer voor ogen stond. Verweerder benadrukt dat hij deze brief schrijft op persoonlijke titel. De brief van [Y] van 10 december 2009 heeft hij doorgezonden aan de overige maatschapsleden met verzoek aan hen om hun commentaar te geven teneinde dit aan [Y] te kunnen aanreiken. Hij heeft alleen van [K] het bericht ontvangen dat deze in het verleden geen zaken met klaagster heeft gedaan. Van de andere leden van de maatschap heeft hij toen niets vernomen.

Verweerder heeft tenslotte kenbaar gemaakt van mening te zijn dat afwikkeling van de door klaagster gepretendeerde vorderingen geen onderdeel kan zijn van de interventie van de – waarnemend – deken.

2.11 [Y] stelt de brief van verweerder van 26 januari 2010 aan klaagster te hebben doorgestuurd met verzoek om een reactie. Omdat [Y] sedertdien niet van klaagster had vernomen en ook geen antwoord had ontvangen op zijn verzoek aan haar hem te berichten voor welke  advocaten verbonden aan het kantoor van de maatschap zij in het verleden werkzaam was geweest, heeft hij haar bij brief d.d. 2 juli 2010 verzocht hem te laten weten of de reactie van verweerder voor haar afdoende was.

2.12 Klaagster heeft daarop bij e-mail van 13 september 2010 met bijlagen geantwoord dat de brief van verweerder van 26 januari 2010 haar nooit bereikt heeft. De toon van haar reactie is verbolgen: de excuses van verweerder zijn haar niet meer waard dan het papier waarop geschreven, zij kan zich niet voorstellen dat een gerespecteerd advocaat daarmee weg komt. Zij voegt bij een overzicht van de individuele advocaten die een beroep op haar hebben gedaan, onder mededeling dat zij een overeenkomst had met de maatschap en dat de interne verhoudingen haar niets aan gaan.

2.13 [Y] schrijft bij brief van 25 maart 2011 aan klaagster en verweerder dat hij verweerder bij e-mail d.d. 13 september 2010 heeft verzocht om een reactie op voormelde mail van klaagster, maar dat verweerder daarop niet heeft gereageerd. [Y] stelt in zijn brief van 25 maart 2011 het wenselijk te achten een bespreking te plannen tussen klaagster en de leden van de maatschap.

Bij brief d.d. 11 mei 2011 met c.c. aan de overige maatschapsleden heeft verweerder aan [Y], onder opgave van zijn verhinderdata, doen weten tot een gesprek bereid te zijn en diens brief te hebben doorgeleid aan de leden van de maatschap maar alleen van de mrs. [L] en [K] een reactie te hebben ontvangen. De reactie van [L] bij brief d.d. 15 april 2011 was afwijzend, omdat hij in de betreffende jaren niet werkzaam is geweest in de letselpraktijk. Die reactie van [K] kent de raad niet.

2.14 Een bemiddelingsgesprek heeft niet plaats gevonden, ook niet met verweerder. In maart 2012 vindt overleg plaats tussen [Y] en klaagster, welk overleg resulteert in de omzetting van klaagsters verzoek om bemiddeling in een klacht.

Bij brief d.d. 10 juli 2012 heeft de huidige deken aan klaagster bericht dat haar klacht thans bij hem in behandeling is en haar gevraagd hem op de lijst van door haar – overwegend op 28 mei 2009 - gedeclareerde zaken per zaak aan te geven welke advocaat haar daarin de opdracht had gegeven, met verzoek om een kopie van de opdracht(bevestiging). Klaagster heeft aan dat verzoek voldaan bij brief d.d. 8 september 2012. Daarbij heeft zij toegelicht dat zij haar opdrachten ontving op basis van een doorlopende overeenkomst met het kantoor in zaken waarin zij het dossier toegezonden kreeg. Niet alle advocaten van het kantoor gaven haar opdrachten. [K] heeft haar nimmer opdrachten gegeven. [L] heeft haar één maal in 2000 in een omvangrijk medisch dossier om advies heeft gevraagd.

2.15 Verweerder heeft bij brief d.d. 12 oktober 2012 op de brief van klaagster van 8 september 2012 gereageerd. Hij heeft daarbij volstaan met een verwijzing naar zijn eerdere brief van 26 januari 2010.

2.16 Verweerder is bij brief d.d. 9 januari 2013 opgeroepen voor de mondelinge behandeling op 11 februari 2013. Verweerder heeft de leden van de voormalige maatschap van die oproep op de hoogte gesteld. Dat er bij de raad een klacht tegen hen was ingediend was deze leden, te weten de mrs. [P], [L], [H], [M] en [K], tot op dat moment niet bekend. Nadat zij ook alsnog persoonlijk door de griffier van de raad waren opgeroepen hebben mrs. [L], [K] en [M] nog op de klacht gereageerd bij brieven van 8, respectievelijk 6, respectievelijk 8 februari 2013. Mrs. [P] en [H] hebben niet schriftelijk gereageerd; [H] heeft ter zitting op de klacht gereageerd.

3 KLACHT

3.1 De klacht houdt, zakelijk weergegeven, in dat verweerder en de maatschap tuchtrechtelijk verwijtbaar hebben gehandeld als bedoeld in artikel 46 Advocatenwet doordat zij:

a) hebben verzaakt klaagster op de hoogte te stellen van de opheffing van het kantoor;

b) ondanks een overeenkomst met klaagster het bestaan van een samenwerking hebben betwist;

c) geen regeling hebben willen treffen met betrekking tot de openstaande declaraties van klaagster;

d) geen zorg hebben willen dragen voor de vertrouwelijke en medische informatie van hun voormalige cliënten welke klaagster onder zich heeft.

4 VERWEER

4.1 De gemene deler van het verweer van verweerder en de overige leden van de maatschap houdt in dat

a. de klacht tegen de maatschap als zodanig niet ontvankelijk is omdat alleen over individuele advocaten kan worden geklaagd;

b. zij de vordering van klaagster niet op hun merites (hebben) kunnen beoordelen nu de onderliggende nota’s grotendeels ontbreken, terug grijpen op een periode van vele jaren vanaf 2002 in dossiers die al lang gearchiveerd zijn en onvoldoende gespecificeerd zijn doordat niet vermeld is wanneer de verrichte werkzaamheden hebben plaats gevonden;

c. een vorm van samenwerking van het kantoor met klaagster niet wordt ontkend maar meerdere leden van de maatschap – [P], [L], [M] en [K] – daar geheel buiten staan nu zij nimmer dan wel vrijwel nimmer letselzaken behandelden;

d. zij zich ten tijde van de periode van liquidatie van de maatschap niet hebben gerealiseerd dat klaagster als relatie van het kantoor daaromtrent geïnformeerd diende te worden; dat als oorzaak daarvoor gold dat klaagster al geruime tijd niet meer op kantoor kwam zodat er geen persoonlijk contact meer was tussen haar en de leden van de maatschap; dat klaagster overigens geen belang heeft bij dit klachtonderdeel nu zij feitelijk wel – maar niet vanwege de maatschap – geïnformeerd is.

5 BEOORDELING

5.1 Klaagster heeft aanvankelijk verzocht om interventie van de deken. Deze – althans zijn waarnemer - heeft haar verzoek opgevat als een verzoek om bemiddeling. Met de behandeling van dat verzoek is – van november 2009 tot en met maart 2012 – bijna 2 ½ jaar heen gegaan, en heeft slechts tot resultaat gehad dat verweerder zich – in mei 2011 - tot een bemiddelingsgesprek bereid heeft verklaard. Tot enig onderzoek naar de aard en inhoud van de onderliggende samenwerking tussen klaagster en (de advocaten van) het kantoor is het niet gekomen. Een bemiddelingsgesprek met verweerder heeft niet plaats gevonden. Al die tijd heeft de waarnemend deken nimmer rechtstreeks gecorrespondeerd met de andere leden van de maatschap.

5.2 Na maart 2012 heeft het nog tot 8 september 2012 geduurd voordat klaagster – op verzoek van de deken bij brief d.d. 10 juli 2012 – haar lijst van nota’s/zaken had aangevuld met vermelding van de behandelend advocaat per dossier. De deken heeft klaagsters begeleidende brief van 8 september 2012 met de aangevulde lijst bij brief van 18 september 2012 doorgestuurd naar verweerder met verzoek om een reactie.  Die brief van 18 september 2012 van de deken bevindt zich niet bij de stukken. De deken heeft klaagsters brief van 8 september 2012 korte tijd later ook doorgestuurd naar [Z] en [H] onder mededeling dat klaagster ‘heeft verzocht om bemiddeling ter zake van onbetaald gebleven facturen’, en heeft hen daarbij verzocht om een reactie. Het is de raad niet bekend of de deken in zijn brief van 18 september 2012 aan verweerder heeft gerept van een klacht dan wel van een verzoek om bemiddeling.

5.3 Verweerder heeft gereageerd bij brief d.d. 12 oktober 2012, [Z] en [H] bij brieven van 30 respectievelijk 31 oktober 2012. Kort daarna heeft de deken bij brief d.d. 30 oktober 2012 de onderhavige klacht ter kennis van de raad gebracht, en bij brief d.d. 29 november 2012 de klacht van klaagster tegen [Z] en [H]. (Die laatste klacht is tegelijk met de onderhavige klacht ter zitting behandeld, en wordt beslist onder nummer 12-237.)

5.4 Wil een klacht tegen een maatschap ontvankelijk zijn dan dient het te gaan om – verweten - gedragingen die aan alle leden van de maatschap persoonlijk – zouden - kunnen worden verweten. Nu dat laatste in de onderhavige klachtzaak, gezien de brief van verweerder van 18 april 2000 aan klaagster, theoretisch denkbaar is, dient klaagster in haar klacht tegen de maatschap te worden ontvangen.

5.5 De raad stelt vast dat onderzoek naar de aard van de samenwerking tussen klaagster en het kantoor en de wijze waarop die samenwerking in de loop der jaren gestalte heeft gekregen niet heeft plaats gevonden hoewel daartoe gezien de aard en inhoud van de beschikbare informatie wel aanleiding bestond. De eerst kort voor en ter zitting door de verschillende leden van de maatschap gegeven toelichting bij het destijds in juni 2009 door verweerder mede namens hen verwoorde standpunt van de maatschap maakt duidelijk dat in elk geval een aantal van hen nooit letselzaken heeft behandeld in de tijd dat zij deel uit maakten van de maatschap, geen zicht hadden op de wijze waarop klaagster door de behandelend advocaten werd ingeschakeld (en haar nota’s werden afgewikkeld –rvd), en – [M] - zelfs niet op de hoogte was van de in april 2000 met klaagster gemaakte afspraken.

Ad klachtonderdeel a)

5.6 Gezien de relatie die klaagster had met het kantoor van verweerder en de maatschap – hoe die relatie verder ook geduid dient te worden - lag het voor de hand dat ook zij door verweerder en/of de maatschap in liquidatie door middel van een brief over de ontbinding van de maatschap op de hoogte zou worden gebracht. Verweerder heeft zijn spijt betuigd over het feit dat dit niet gebeurd is en als verklaring daarvoor aangegeven dat klaagster al langere tijd niet op kantoor gezien was. Naar het oordeel van de raad is in die omstandigheden niet onbegrijpelijk dat het zo gelopen is. Aan verweerder en de maatschap valt ter zake geen tuchtrechtelijk verwijt te maken, temeer niet daar klaagster wel langs andere weg -naar alle waarschijnlijkheid in contact met een van de kantoorgenoten- is geïnformeerd. Dat sprake kon zijn van de situatie dat klaagster mogelijkerwijs had te gelden als crediteur en uit dien hoofde wellicht schriftelijk bericht had dienen te krijgen was toen niet voorzienbaar. Dit onderdeel van de klacht wordt als ongegrond afgewezen.

Ad klachtonderdeel b)

5.7 Uit niets blijkt dat verweerder en de maatschap de samenwerking met klaagster hebben willen betwisten. Waar daarover uit de brief van verweerder van 24 juni 2009 aan klaagster misverstand heeft kunnen ontstaan, heeft verweerder zulks met zijn brief van 26 januari 2010 recht gezet. Verweerder en de maatschap hebben enkel de verschuldigdheid van de op 28 mei 2009 door klaagster gedateerde en begin juni 2009 door haar toegezonden nota’s en de nota’s zoals vermeld op het vervolgens door haar op 1 augustus 2009 aan verweerder toegezonden overzicht betwist, bij gebreke van tijdige indiening en voldoende specificatie van die nota’s. Het debat over die verschuldigdheid is nog niet gevoerd. Dit onderdeel van de klacht wordt dan ook als ongegrond afgewezen.

Ad klachtonderdeel c)

5.8 De raad heeft niet kunnen vaststellen dat verweerder en de maatschap geen regeling met klaagster hebben willen treffen, zoals klaagster hen verwijt. Voor het treffen van een regeling zal echter eerst aannemelijk moeten zijn geworden dat verweerders enig bedrag aan klaagster verschuldigd zijn. Hoewel voor klaagster duidelijk moet zijn geweest dat nadere specificaties van haar nota’s verlangd werden om die verschuldigdheid te kunnen beoordelen heeft zij daar geen werk van gemaakt. Eerst naar aanleiding van het verzoek van de deken van juli 2012 heeft zij in september 2012 haar overzicht aangevuld met vermelding van de behandelend advocaten. Echter ook toen nog zonder specificatie van de data waarop zij haar werkzaamheden heeft verricht, terwijl zulks voor de vraag of zij tot 28 mei 2009 heeft mogen wachten met het in rekening brengen daarvan wel relevant is. Naar het oordeel van de raad hebben verweerder en de maatschap die nadere specificaties mogen verlangen. Verweerder heeft zich los daarvan bereid verklaard tot een gesprek met klaagster in het kader van een bemiddelingspoging door [Y]. Dat daar niets mee is gedaan kan hem niet worden verweten. Ook dit onderdeel van de klacht is dan ook ongegrond.

Ad klachtonderdeel d)

5.9 Lid van de maatschap [L] heeft ter zitting van de raad de regeling geciteerd uit de GAV-beroepscode van de Register Geneeskundig Adviseurs met betrekking tot het medisch archief. In artikel 9 lid 8b van die code is bepaald dat de zelfstandige geneeskundig adviseur zelf dient zorg te dragen voor de inrichting van een medisch archief dat voldoet aan de wettelijke voorschriften en rechtstreeks verantwoordelijk is voor een juist beheer daarvan. Klaagster heeft de toepasselijkheid van deze code voor haar niet weersproken. Uit deze regeling vloeit voort dat er voor verweerder en de maatschap geen verantwoordelijkheid lag of ligt met betrekking tot de door klaagster met betrekking tot hun cliënten ontvangen documentatie. In een van klaagsters brieven valt wel te lezen dat zij in het verleden getracht heeft om met verweerder en/of de maatschap tot andersluidende afspraken op dat punt te komen, maar niet is gebleken dat dergelijke afspraken tot stand zijn gekomen. Ook dit onderdeel van de klacht is dan ook ongegrond. LJN: YA4062